به گزارش پایگاه اطلاع‌رسانی دانشگاه علوم پزشکی گیلان (گیل‌وب‌دا)؛ جلسه برنامه عملیاتی دانشگاه با هدف رصد، پایش و ارزیابی دقیق روند اجرای برنامه‌ها در واحدهای مختلف، با حضور دکتر مصطفی گل‌شکن، معاون توسعه مدیریت، منابع و برنامه‌ریزی دانشگاه، و با همراهی مدیران ستادی، و نمایندگان واحدهای تابعه تشکیل شد.

هدف از برگزاری این جلسه، بررسی میزان پیشرفت برنامه‌های مصوب، شناسایی چالش‌ها و تبیین راهکارهای ارتقای عملکرد در راستای تحقق اهداف کلان دانشگاه بود.

در آغاز جلسه، دکتر گل‌شکن ضمن تأکید بر اهمیت اجرای منسجم و هدفمند برنامه عملیاتی در تمامی واحدهای دانشگاه، اظهار داشت: «این نشست در راستای اجرای دقیق برنامه عملیاتی دانشگاه و به‌منظور پایش به‌موقع عملکرد واحدها برگزار شده است. یکی از مأموریت‌های اصلی ما، هماهنگی و انسجام بین بخش‌های مختلف دانشگاه برای تحقق اهداف توسعه‌ای است.

خوشبختانه در شش‌ماهه نخست سال جاری، دانشگاه علوم پزشکی گیلان با تلاش مجموعه مدیران و کارکنان، موفق به کسب رتبه هفتم در بین دانشگاه‌های علوم پزشکی کشور شده است؛ و امروز، مأموریت ما حفظ و ارتقای این جایگاه ارزشمند است.»

وی در ادامه، اجرای کامل و دقیق فرایندهای برنامه عملیاتی را از مهم‌ترین اولویت‌های وزارت بهداشت دانست و گفت: «برنامه عملیاتی، نقشه راه توسعه دانشگاه است و باید در صدر فعالیت‌های هر واحد قرار گیرد. ضروری است مدیران، جلسات فرعی برنامه عملیاتی را در واحدهای خود به‌صورت منظم برگزار کنند تا از بروز عقب‌ماندگی در فرایندها جلوگیری شود. برنامه‌ریزی‌ها نباید به روزهای پایانی موکول گردد؛ چراکه این امر علاوه بر ایجاد فشار مضاعف بر نیروهای اداری، می‌تواند روند مدیریت توسعه سازمان و تحول اداری را دچار چالش کند.»

معاون توسعه مدیریت، منابع و برنامه‌ریزی دانشگاه افزود: «توصیه می‌شود مسئولان واحدها، موضوعات محول شده را حتماً با رؤسا و معاونان مربوطه خود در میان بگذارند و نسبت به‌تمامی مراحل اجرایی و آینده‌نگری برنامه‌ها اشراف کامل داشته باشند. انتظار می‌رود به‌صورت مستمر و ماهیانه، هر واحد با برنامه‌ریزی دقیق، ضمن اجرای تعهدات خود، گزارش مستند از نتایج عملکرد خود را به معاونت توسعه ارائه دهد.»

در ادامه این نشست، اعظم پورعبدی، مدیر توسعه سازمان و تحول اداری دانشگاه، با تشریح روند انجام کارها و الزامات اجرای برنامه عملیاتی گفت: «یکی از چالش‌های رایج در مسیر اجرای برنامه‌ها، موکول کردن فعالیت‌ها به روزهای پایانی بازه زمانی است. باید تلاش کنیم با برنامه‌ریزی پیش‌دستانه، از این مسئله جلوگیری شود. ضروری است هر واحد، ضمن آگاهی از الزامات و نیازمندی‌های هر فرایند، از ابتدای دوره برنامه‌ریزی بداند چه منابع، مدارک و اقدامات لازم دارد تا اجرای کارها با سرعت و دقت بیشتری انجام شود.»

وی با تأکید بر لزوم استمرار روند کاری در واحدها افزود: «پیشنهاد می‌شود هر واحد برای تداوم اجرای امور، جانشین مشخصی برای مسئولان تعیین کند تا در صورت غیبت یا جابه‌جایی افراد، فرایندها معطل نماند. همچنین پس از پایان مرحله ارزیابی انطباق، مسئولان موظف‌اند بازخورد فعالیت‌های خود را در سامانه مربوطه مشاهده کرده و نتایج را طی نامه‌ای رسمی به مدیریت تحول اداری ارسال نمایند.»

پورعبدی ادامه داد: «فعالیت‌های طلایی که از سوی وزارت بهداشت تعیین شده‌اند، باید در بازه زمانی مشخص انجام شوند و توجه به آن‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. فعالیت‌های منقضی نیز به‌عنوان بخشی از عملکرد اصلی واحدها ارزیابی می‌شود و لازم است هر ماه، بازبینی و بازخورد دقیق فعالیت‌ها در دستور کار قرار گیرد تا از تکرار نواقص جلوگیری شود.»

در پایان این جلسه، اعضای حاضر به بحث و تبادل نظر در خصوص چالش‌های موجود، شیوه‌های بهبود فرایندهای ارزیابی، و ارائه پیشنهادهای اصلاحی در مسیر تحقق اهداف برنامه عملیاتی پرداختند. شایان‌ذکر است، در این جلسه مدیر بازرسی، ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات دانشگاه علوم پزشکی گیلان نیز حضور داشت.